Come vedere se una email è stata letta

Ti sarà sicuramente capitato di avere la repentina necessità di voler sapere se il destinatario di una mail che hai inviato ha letto o meno il tuo messaggio. Le possibili motivazioni sono svariate, magari vuoi sapere se il tuo capo ha aperto la mail urgente oppure se un responsabile delle risorse umane ha scaricato il tuo curriculum.

Esistono diversi metodi per vedere se un’email è stata letta o per capire se l’allegato è stato scaricato. In questo articolo, ti illustrerò quelli più utilizzati.

Come sapere se una mail è stata letta

Per sapere se una tua email è stata letta, puoi utilizzare alcune funzionalità offerte dai client di posta elettronica o servizi di terze parti che tracciano le email. Nei successivi paragrafi vediamo tutto in dettaglio.

Ecco alcune opzioni:

1. Ricevute di Lettura e Conferme di Consegna:
   • Molti client di posta elettronica, come Microsoft Outlook, consentono di richiedere una ricevuta di lettura o una conferma di consegna quando si invia un’email.
     
     Questo ti notificherà quando l’email è stata consegnata al server del destinatario o quando è stata aperta.
     
   • Tuttavia, il destinatario può scegliere di non inviare la conferma di lettura, quindi questo metodo non è infallibile.
     
2. Servizi di Tracciamento delle Email:
   • Esistono diversi servizi e plugin, come Mailtrack, Bananatag, o HubSpot Sales, che permettono di sapere quando le tue email vengono aperte.
     
     Questi servizi generalmente aggiungono un piccolo pixel di tracciamento invisibile all’email, che invia una notifica quando il destinatario apre l’email.
     
   • Questi servizi possono fornire anche dettagli come la frequenza con cui l’email è stata aperta o se i link al suo interno sono stati cliccati.
     
3. Strumenti Integrati in Servizi di Emailing:
   • Alcuni servizi di email marketing come Mailchimp integrano funzionalità di tracciamento che ti dicono se un’email è stata aperta e come i destinatari interagiscono con il suo contenuto.

Come si mette la conferma di consegna e lettura

La richiesta di ricevute di lettura e conferme di consegna è una funzionalità comune in molti client di posta elettronica. Ecco come funziona su alcuni dei servizi email più diffusi.

Microsoft Outlook

Per richiedere una conferma di consegna o una ricevuta di lettura in Outlook:

1. Componi un nuovo messaggio email.
2. Clicca su “Opzioni” nella parte superiore del messaggio.
3. Sotto “Monitoraggio”, seleziona “Richiedi una Conferma di Consegna” e/o “Richiedi una Ricevuta di Lettura”.
4. Invia il tuo messaggio.

Quando il destinatario riceve l’email, gli verrà chiesto se vuole inviare una ricevuta di lettura. Tuttavia, il destinatario può decidere di non inviare la ricevuta, e non tutti i client di posta elettronica supportano questa funzione.

Gmail

Gmail non offre un’opzione integrata per ricevute di lettura per gli utenti personali, ma è disponibile per gli utenti di Google Workspace (precedentemente G Suite) che usano Gmail come parte del loro ambiente di lavoro.

Per gli utenti di Google Workspace:

1. Componi un nuovo messaggio email.
2. In basso a destra della finestra di composizione, clicca sulle tre puntini per aprire il menu delle opzioni.
3. Seleziona “Richiedi ricevuta di lettura”.
4. Invia il tuo messaggio.

Riceverai una notifica via email quando il destinatario apre il messaggio. Ricorda che i destinatari possono scegliere di non inviare la ricevuta di lettura.

Yahoo Mail

Yahoo Mail non offre un’opzione per ricevute di lettura o conferme di consegna. Gli utenti di Yahoo Mail che desiderano questa funzionalità dovranno utilizzare servizi di terze parti o plugin.

Apple Mail

Apple Mail per macOS non ha una funzionalità di ricevute di lettura o conferme di consegna integrata. Tuttavia, gli utenti possono utilizzare app o servizi di terze parti per aggiungere questa funzionalità.

Servizi di Terze Parti

Se il tuo servizio email non offre le ricevute di lettura o le conferme di consegna, puoi considerare l’uso di servizi di terze parti come Mailtrack, Boomerang, Yesware, o simili, che possono aggiungere questa funzionalità tramite estensioni del browser o app aggiuntive. Questi servizi spesso funzionano inserendo un piccolo pixel di tracciamento nelle email che invii.

Per utilizzare questi servizi, generalmente ti devi registrare e installare l’estensione o l’app. Una volta configurato, potrai vedere quando le tue email vengono aperte e talvolta anche quando i link al loro interno vengono cliccati.

Come sapere se una email è stata visualizzata

Vedere se un’email è stata visualizzata è qualcosa che attualmente non puoi fare senza il supporto delle conferme di lettura. È un discorso di funzionalità dei server di posta. Tuttavia, è possibile tracciare un’email in altri modi per capire se appunto il contatto l’ha aperta e ha scaricato eventuali allegati.

I modi per capire se la tua mail è stata visualizzata sono due: la ricevuta di ritorno, in inglese return receipt, e l’uso di tool di email tracking. Di seguito, ti spiego come funzionano.

Ricevuta di ritorno

Ci sono dei client di posta che abilitano la ricevuta di ritorno automaticamente, ove possibile. Puoi provare ad attivarla su Microsoft Outlook, il client di posta più utilizzato al mondo. A dire il vero, non è una vera e propria ricevuta di ritorno, ma si divide in due funzioni distinte.

Innanzitutto, apri Outlook e scrivi il messaggio. Poi, clicca in alto su Opzioni. Noterai così due caselle da selezionare: una serve per chiedere la Delivery Receipt, ovvero la ricevuta di consegna, utile per sapere se la tua email è stata consegnata

L’altra è la Read Receipt, che ti notificherà l’avvenuta apertura della mail. In questo modo, sarai sicuro che il tuo messaggio verrà effettivamente letto.

Inconvenienti della ricevuta di ritorno

Purtroppo, potrebbe non filare tutto liscio come dovrebbe. Nella maggior parte dei client email, l’utente può disattivare la ricevuta di ritorno. Di conseguenza, non c’è alcuna garanzia che quando richiederai la ricevuta di ritorno ti tornerà indietro in modo positivo.

Inoltre, non tutti i client di posta elettronica supportano la funzionalità della Delivery Receipt o della Read Receipt. Se invii una email a qualcuno che usa un client che non supporta tali funzionalità, sicuramente non riceverai indietro alcuna ricevuta.

Può capitare anche che la mail che hai inviato finisca nella cartella spam. In tal caso, è possibile che il destinatario non veda mai il tuo messaggio oppure che, anche leggendolo da dentro la cartella spam, il software blocchi automaticamente l’invio della ricevuta di ritorno (sarebbe controproducente avvisare gli spammer che l’utente ha letto le loro mail).

L’ultimo caso, quello peggiore, riguarda gli utenti che potrebbero sentirsi offesi dalla richiesta della ricevuta di ritorno, vedendola come un’invasione della loro privacy. Un po’ come gli utenti WhatsApp che disattivano la spunta blu.

Come vedere se una email è stata letta

Ultimamente, si sono molto diffusi dei servizi che permettono di vedere se un’email è stata letta in base a diversi criteri di tracciamento. Vengono appunto inseriti dei codici di tracking all’interno delle email inviate, così da ricevere delle statistiche in base alle azioni del destinatario.

La maggior parte di questi strumenti ha un funzionamento molto basilare, che si basa sull’inserire una piccola immagine, anche trasparente, all’interno della mail da inviare.

L’immagine viene caricata quando l’utente destinatario apre la mail. Il server del servizio di tracciamento registra l’avvenuto caricamento del contenuto multimediale e notifica al mittente l’avvenuta lettura del messaggio.

I due strumenti di tracking email più apprezzati sono ContactMonkey e MailTrack.io. Entrambi offrono servizi sia gratuitamente che a pagamento, ma per tracciare qualche email posso assicurarti che le opzioni gratuite vanno decisamente bene.

Dopo averli testati, al momento in cui scrivo, mi sento di consigliarti MailTrack.

MailTrack

MailTrack è più di un semplice servizio per il tracking di email. Non è necessario recarsi sempre sul sito per utilizzarlo. Infatti, basta installare l’estensione gratuita per i più comuni browser, ovvero per Chrome, Firefox o Opera. Inoltre, funziona senza problemi anche con Gmail.

Per iniziare ad usare MailTrack, visita il sito e clicca su Install for free. Successivamente, partirà una breve procedura guidata che ti farà collegare il tuo account Gmail al servizio.

Al termine, potrai notare che nell’interfaccia di Gmail saranno apparse le spunte di lettura come quelle di WhatsApp. Grazie ad esse, appunto, riuscirai a vedere se un’email è stata letta o meno.

Come capire se una email è finita in spam

Il rischio di inviare una mail e che essa finisca nella sezione dedicata allo spam è sempre presente. Ma come puoi capire se il messaggio è stato contrassegnato come posta indesiderata? Usando un servizio online come CleanTalk. Prosegui la lettura per capire come funziona e come si utilizza.

CleanTalk

CleanTalk fornisce una lista di IP e indirizzi email che sono utilizzati dagli spammer per inviare messaggi verso utenti in tutto il mondo. Comprende anche una lista dei domini che generano più spam. Oltre a tutto ciò, CleanTalk controlla anche che l’IP o il dominio interessato sia stato usato per altri tipi di attacchi o truffe online. Ecco cosa devi fare per usarlo:

1. Collegati all’indirizzo cleantalk.org
2. Nella casella di ricerca che compare, inserisci il tuo indirizzo IP
3. Per vedere il tuo indirizzo IP pubblico, collegati al sito mio-ip.it
4. Dopo aver digitato il tuo IP pubblico nel campo indicato, schiaccia il pulsante Invio oppure clicca sul pulsante Search

Successivamente, potresti visualizzare una scritta verde con il tuo IP seguito dal messaggio “spam activity not found”. Se così fosse, allora puoi stare tranquillo, le tue email non dovrebbero finire nella casella spam dei destinatari (a patto che non ti abbiano inserito in una blacklist).

In caso contrario, potresti visualizzare un’avvertenza che ti indica che il tuo server di posta o il tuo indirizzi IP in uscita è presente nei database dei software antispam. Se ti trovassi in questa situazione, cambia server di posta o indirizzo IP pubblico affinché i firewall antispam non ti blocchino più.

Nel caso il tuo provider di email non fosse tra quelli conosciuti, come Gmail, Hotmail, Yahoo ecc, dovresti controllare che anch’esso non sia artefice di spam.

Basta ripetere i passaggi di prima e invece del proprio indirizzo IP pubblico inserire il nome dominio del servizio (e.g. la tua mail è mario@example.com, inserisci example.com).

Come sapere se l’allegato di un’email è stato scaricato

Nel caso in cui il fatto di vedere se un’email è stata letta non ti fosse bastato e volessi anche esser certo che l’allegato venga scaricato dal destinatario, devi agire diversamente.

Sicuramente hai già un account Google. E allora, per semplificare ancor di più i passaggi, ti spiegherò come scoprire se l’allegato è stato scaricato dal destinatario usando Google Drive. Non è difficile, basta seguire i passaggi qui proposti:

1. Prepara il file che vuoi inviare come allegato e tienilo a portata di mano, ad esempio sul Desktop
2. Recati poi su Google Drive, ovvero all’indirizzo drive.google.com
3. Crea una cartella nel tuo drive e chiamala “Allegati”
4. Apri la cartella appena creata
5. Carica il file da inviare nella cartella, puoi farlo cliccando su Nuovo (in alto a sinistra) nella pagina di Google Drive oppure trascinando il file nel browser
6. Caricato il file, cliccaci sopra con il tasto destro del mouse e seleziona Ottieni link condivisibile
7. Adesso, apri il sito bitly.com
8. Esegui la registrazione cliccando su SignUp e seguendo la procedura guidata
9. Una volta che ti sei registrato gratuitamente, effettua l’accesso
10. In alto a destra, noterai un pulsante arancione con scritto Create, cliccaci sopra
11. Come nello screenshot che ti ho postato in esempio, adesso basta copiare il link del tuo file caricato su Google Drive per visualizzare il link creato con Bitly
12. Copia il link appena generato e incollalo nella mail
13. Invia la mail

Così facendo, quando il destinatario cliccherà sul link, visualizzerà il file e lo scaricherà come solito. Al contempo, però, tu potrai vedere se un’email è stata letta consultando le statistiche di Bitly.

Ogni volta che il destinatario farà il download del tuo allegato, il contatore di Bitly registrerà la sua azione.