Per emettere fatture elettroniche, puoi seguire diversi approcci a seconda delle normative fiscali del tuo Paese. Di seguito sono indicati alcuni passaggi generali che potresti considerare:
1. Verifica le Normative Locali:
- Prima di emettere fatture elettroniche, assicurati di comprendere le normative fiscali locali riguardanti l’emissione di fatture elettroniche. Le normative possono variare da Paese a Paese e regione per regione.
2. Ottieni un Certificato Digitale (Se Necessario):
- In alcuni Paesi, potrebbe essere richiesto l’utilizzo di un certificato digitale per garantire l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche. Verifica se è necessario ottenere un certificato digitale e segui la procedura per ottenerlo.
3. Scegli un Software di Fatturazione Elettronica:
- Utilizza un software di fatturazione elettronica che sia conforme alle normative fiscali del tuo Paese. Ci sono diverse opzioni di software disponibili, sia gratuiti che a pagamento, che semplificano il processo di emissione di fatture elettroniche.
4. Registra l’Anagrafica Clienti e Prodotti/Servizi:
- Nel software di fatturazione elettronica, inserisci l’anagrafica dei tuoi clienti e la lista dei tuoi prodotti o servizi. Queste informazioni saranno poi utilizzate per compilare le fatture.
5. Compila la Fattura:
- Utilizzando il software, compila la fattura con tutte le informazioni necessarie. Queste informazioni possono includere i dettagli del cliente, la descrizione dei prodotti o servizi, l’importo, l’IVA, e altri dettagli fiscali.
6. Applica la Firma Digitale (Se Necessario):
- Se richiesto dalle normative locali, applica la firma digitale alla fattura per garantire la sua autenticità.
7. Emetti la Fattura:
- Dopo aver compilato la fattura, emettila utilizzando il software di fatturazione elettronica. Il software genererà un file elettronico nel formato richiesto.
8. Invia la Fattura al Cliente:
- Invia la fattura elettronica al cliente. A seconda del software utilizzato, potresti essere in grado di inviarla direttamente dal programma o scaricarla e inviarla tramite e-mail.
9. Conserva una Copia:
- Conserva una copia della fattura elettronica emessa per i tuoi registri fiscali. Assicurati di rispettare le normative locali sulla conservazione dei documenti fiscali.
10. Verifica la Ricezione:
- Verifica con il cliente se ha ricevuto correttamente la fattura elettronica e se tutti i dettagli sono corretti.
Assicurati di mantenere il tuo software di fatturazione elettronica aggiornato in modo da conformarti a eventuali modifiche normative e garantire la sicurezza dei dati. Inoltre, consulta sempre le autorità fiscali locali o un consulente fiscale per assicurarti di seguire correttamente le normative vigenti.
Come fare le fatture elettroniche
Prima di passare all’azione, però, lascia che ti dia ancora qualche indicazione preliminare e ti sgombri il campo da qualunque dubbio: fare le fatture elettroniche può essere complicato, ma non appena ci avrai preso la mano, sembrerà tutto molto naturale.
Con un po’ di esperienza sulle spalle, infatti, potrai addirittura riuscire a fare una fattura elettronica da solo, anche se non posso negarti che un minimo di assistenza da parte di un professionista sarà sempre necessaria. Ma ora bando alle chiacchiere e vediamo insieme come procedere.
Chi è interessato a fare fattura elettronica
Come ti dicevo inizialmente, con l’obbligo di fatturazione elettronica, ben 5 milioni di partite IVA (sono inizialmente escluse quelle al regime dei minimi e al regime forfettario) dovranno mandare in pensione il vecchio blocchetto delle ricevute e i vari timbri per lasciare spazio a file XML (un particolare formato utilizzato principalmente nel web e scelto dall’agenzia delle entrate come standard per la fattura elettronica in Italia).
Potenzialmente, però, chiunque è interessato dall’entrata in vigore dell’obbligo di fattura elettronica. I clienti di un meccanico, di un dentista, di un idraulico, di un professionista medico e sanitario o anche di un commercialista dovranno necessariamente richiedere la fattura elettronica se vorranno avere una prova con validità fiscale della prestazione ricevuta.
Cosa serve per fare fattura elettronica
Per fare le fatture elettroniche, dovrai innanzitutto prendere confidenza con il Sistema di Interscambio, la piattaforma creata dall’Agenzia delle Entrate che si occuperà di gestire il flusso di fatture in formato XML tra il mittente e il destinatario. Nel contempo, questo sistema consente di validare la fattura e di effettuare controlli sulla sua correttezza e validità. Non va dimenticato, infatti, che la fattura elettronica è stata istituita e introdotta anche per contrastare l’elusione e l’evasione fiscale, con l’obiettivo di recuperare alcuni miliardi di euro nel corso degli anni.
Se devi emettere fattura elettronica, dunque, avrai bisogno di un file XML preimpostato (che rispetti le caratteristiche tecniche previste dall’Agenzia delle Entrate), all’interno del quale inserire i dati di chi deve ricevere il documento fiscale; un account che ti identifichi fiscalmente in maniera univoca e ti consenta di comunicare con il Sistema di Interscambio, una firma elettronica per validare le fatture in uscita e il codice univoco del Sistema di Interscambio di chi deve ricevere fattura.
Il codice identificativo SdI, nello specifico, è un codice numerico composto da sette cifre e legato in maniera univoca alla partita IVA di un professionista, di un autonomo o di una società. E nel caso in cui dovessi fatturare a un privato? Semplice: chiedigli se ha un indirizzo di posta elettronica certificato (PEC) e utilizzalo al posto del codice identificativo SdI.
Come fare fatturazione elettronica
La parte più difficile del fare le fatture le fatture elettroniche sta nella creazione del file XML che risponda a pieno alle caratteristiche tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate e sia anche facile da utilizzare. Un ostacolo che puoi superare affidandoti a un intermediario – un professionista contabile – o, se ne hai le capacità, sottoscrivendo un abbonamento a una piattaforma per emettere fattura elettronica.
Quest’ultima soluzione, infatti, ti consentirebbe di avere a che fare con un’interfaccia utente semplificata nella quale inserire i dati necessari all’emissione (dati anagrafici, codice SdI e altro) e che si occupa anche di generare il file XML, inviare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio e archiviarla digitalmente. Oltre ai programmi gestionali, una valida soluzione puoi trovarla utilizzando Fatture in Cloud, di cui puoi approfondire a questo indirizzo. Prevedono diversi piani di abbonamento per professionisti e aziende di piccole e medie dimensioni (c’è anche la prova gratis).