Ti è stato rifiutato un invio di file all’Agenzia delle Entrate per colpa dei documenti? Ebbene, se così fosse, è molto probabile che sia questa la causa. Molte multifunzioni da ufficio, infatti, usano inspiegabilmente lo standard PDF/A-1b.
L’output, usando Adobe Reader in versione gratuita o altri lettori PDF gratis che non eseguono la compliance del PDF, è lo stesso. Ecco perché potresti non capire come mai i file PDF/A non vengono accettati. È necessario dunque verificare se PDF è PDF/A manualmente per risolvere la faccenda. Vediamo allora come si fa.
Verifica PDF/A online gratis
Non c’è bisogno di registrarsi a servizi a pagamento per vedere se PDF è PDF/A. È tutto molto più semplice di quanto si pensa.
Al momento in cui scrivo, infatti, è possibile effettuare la compliance di un file PDF/A usando il servizio gratuito di PDF Tool Online. Si chiama 3-Heights PDF Validator Online Tool ed è accessibile da questo indirizzo.
Per effettuare la verifica PDF/A online gratis, innanzitutto crea un documento PDF/A oppure converti un PDF in PDF/A come fai normalmente. Dopodiché, collegati al servizio che ti ho suggerito.
A quel punto, non devi far altro che trascinare il file PDF/A nel browser, nel riquadro indicato dal servizio. Entro pochi secondi, otterrai il risultato della compliance del PDF.
Devi semplicemente verificare che lo standard sia PDF/A-1a, in modo da capire se il tuo documento è conforme a quanto richiesto dagli Enti Pubblici.
Ovviamente, puoi usare il servizio anche per analizzare gli altri standard PDF/A. In ogni caso, se riscontrassi che il tuo documento non è in PDF/A-1a e invece dovrebbe esserlo, potresti risolvere usando un convertitore PDF/A gratuito.
Ad esempio, potresti utilizzare PDF Creator oppure Solid PDF Creator. Entrambi, sono dei validi software gratuiti per la creazione dei file PDF/A che servono oggigiorno.
Come verificare se è un PDF A?
Un PDF/A è una versione ISO-standardizzata del formato PDF, specializzata per l’archiviazione elettronica a lungo termine di documenti elettronici.
Il formato PDF/A differisce dal PDF limitando il contenuto ad evitare risorse esterne, garantendo che il file rimanga uguale nel tempo indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi usati per crearlo, archiviarlo o visualizzarlo.
Per verificare se un PDF è conforme allo standard PDF/A, ecco alcuni metodi che puoi utilizzare:
- Usa Adobe Acrobat:
- Apri il file PDF in Adobe Acrobat.
- Vai a
File
>Proprietà
o premiCtrl + D
(su Windows) oCmd + D
(su Mac). - Nella scheda “Descrizione”, sotto “Informazioni sul PDF”, dovrebbe indicare la versione del PDF e se è un PDF/A.
- Usa un software di validazione:
- Ci sono vari strumenti di validazione disponibili che possono controllare se un PDF è conforme allo standard PDF/A. Esempi includono PDF-Tools, VeraPDF, e altri.
- Notifica visiva:
- Alcuni visualizzatori PDF mostreranno una barra o una notifica in alto quando si apre un PDF/A, indicando che il documento è in modalità PDF/A. Tuttavia, questo non è sempre affidabile come metodo di verifica.
- Utilizzo di strumenti online:
- Ci sono diversi servizi online che ti permettono di caricare un PDF e verificare se è conforme allo standard PDF/A. Tuttavia, fai attenzione quando carichi documenti sensibili su piattaforme online.
Se stai cercando di garantire la conformità con uno specifico sottoinsieme di PDF/A (come PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, ecc.), potrebbe essere necessario utilizzare strumenti specializzati o funzionalità avanzate in programmi come Adobe Acrobat per eseguire una verifica approfondita.
Qual è la differenza tra PDF e PDF A?
Prima di procedere, sarebbe meglio conoscere la differenza tra PDF/A-1a e PDF/A-1b. Innanzitutto, c’è da dire che non sono solo questi gli standard PDF/A. Ce ne sono molti altri, che non tratterò in questa guida, semplicemente perché non sono ancora ampiamente utilizzati (consulta l’approfondimento di seguito).
Il PDF/A-1b è uno standard PDF/A che prevede l’archiviazione a lungo termine, ma garantisce soltanto l’aspetto visivo del documento. Lo standard PDF/A-1a, invece, oltre agli standard del PDF/A-1b, garantisce l’interno del contenuto, conosciuto come elemento tagged.
Ciò, permette, ad esempio, di cercare all’interno della struttura del documento. Per approfondire, leggi questa pagina di Wikipedia.
Qual è il formato PDF A?
Lo standard PDF/A, ormai, è richiesto dalla maggior parte dei servizi telematici degli Enti Pubblici italiani. Quando si inviano online dei documenti alla Camera di commercio o all’Agenzia delle Entrate, infatti, è richiesto questo tipo di file PDF per l’archiviazione a lungo termine.
Buona parte delle persone, però, non sa che esistono diversi tipi di standard PDF/A, e che l’Agenzia delle Entrate, ad esempio, accetta, per il momento, solo lo standard PDF/A-1a (ISO 19005-1). Probabilmente, vorresti vedere se PDF è PDF/A per questo motivo.
Il formato PDF/A è una versione standardizzata ISO del formato PDF, specificamente progettata per l’archiviazione elettronica a lungo termine di documenti elettronici. “A” in PDF/A sta per “Archivio”.
Lo scopo di questo formato è assicurarsi che i documenti siano riproducibili in modo identico nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare o visualizzare il PDF.
Per farlo, il formato PDF/A impone alcune restrizioni rispetto al formato PDF standard:
- Niente riferimenti esterni: Tutti i font e le informazioni necessarie per visualizzare correttamente il documento devono essere incorporati nel file. Questo assicura che il documento appaia come previsto, indipendentemente dal computer o dalla piattaforma su cui viene aperto.
- Audio, video e JavaScript non permessi: Questi elementi non sono considerati adatti per l’archiviazione a lungo termine a causa delle potenziali dipendenze dai plugin o dalle tecnologie esterne.
- Colori: I sistemi di gestione del colore devono essere specificati in una forma standardizzata.
- Metadati: Ogni file PDF/A deve includere un set di metadati che descrive il documento (ad es. titolo, autore, data di creazione).
- Standard specifici: Ci sono diverse parti o versioni del PDF/A, ognuna delle quali ha requisiti leggermente diversi. Questi includono PDF/A-1 (basato su PDF 1.4), PDF/A-2 (basato su PDF 1.7) e PDF/A-3 (anch’esso basato su PDF 1.7 ma con la capacità di incorporare file di qualsiasi formato).
Il formato PDF/A è utilizzato principalmente da industrie e organizzazioni che necessitano di archiviare documenti per lunghi periodi di tempo, come agenzie governative, biblioteche e archivi, e dove la preservazione della fedeltà del documento nel tempo è cruciale.